Datenschutzerklärung

BotparkAI ist eine Software, mit der Unternehmen aus ihren Websites, Dokumenten und Datenbanken KI-Chatbots erstellen und auf ihren eigenen Websites oder unter einer eigenen Adresse anbieten. Diese Datenschutzerklärung informiert nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie

• unsere Website botparkai.com besuchen,
• als Kunde oder Teammitglied ein Konto anlegen und das Dashboard (app.botparkai.com) nutzen oder
• mit einem Chatbot schreiben, den eines unserer Kundenunternehmen mit BotparkAI betreibt (chat.botparkai.com, eingebettete Chatfenster und eigene Adressen der Kunden).

Nils Oborny Einzelunternehmen Rippoldsauer Str. 3 70372 Stuttgart Deutschland

Telefon: +49 152 3207 1777 E-Mail: info@orderpark.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Für unsere Website, die Kundenkonten, die Vertragsabwicklung und die Sicherheit unseres Dienstes sind wir selbst Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Die Inhalte der Chatbots und die Unterhaltungen mit Besuchern verarbeiten wir dagegen im Auftrag des jeweiligen Kundenunternehmens, das den Chatbot betreibt (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, siehe Abschnitt 12). Verantwortlich für diese Daten ist das Unternehmen, auf dessen Website oder unter dessen Namen der Chatbot angeboten wird. Bitte richten Sie Anfragen zu Ihren Chatdaten daher in erster Linie an dieses Unternehmen; wir unterstützen es bei der Beantwortung. Senden Sie Ihre Anfrage an uns, leiten wir sie an das zuständige Unternehmen weiter.

Website, Dashboard und Chatbots laufen auf einem Server der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Die Verbindungen sind durchgehend per TLS verschlüsselt; die Zertifikate stellt die gemeinnützige Zertifizierungsstelle Let's Encrypt aus, an die dabei keine Daten der Besucher übermittelt werden.

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Diese Angaben werden in Fehler- und Betriebsprotokollen gespeichert, um Störungen und Angriffe erkennen und beheben zu können, und nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Auf botparkai.com setzen wir keine Cookies, keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und keine Werbedienste ein. Schriftarten und alle übrigen Bestandteile werden von unserem eigenen Server geladen; beim Besuch werden keine Daten an Dritte wie Google übertragen.

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wenn Sie ein Konto anlegen oder in ein Team eingeladen werden, verarbeiten wir:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash) und Zeitpunkte der Anmeldung,
• Organisationsdaten: Name, gewählte Adresse und Logo des Unternehmens, Tarif, Einstellungen sowie Rollen und Rechte der Teammitglieder,
• Nutzungsdaten: welche Bots, Wissensinhalte und Einstellungen Sie anlegen oder ändern, ein Änderungsprotokoll (wer hat wann was geändert), Ihre Verfügbarkeit für Live-Chats und die Nachrichten, die Sie als Mitarbeiter an Besucher senden; Ihr Name wird Besuchern dabei als Ansprechpartner angezeigt,
• Einladungen: die Rolle und eine Notiz zur Einladung; der Einladungslink wird nur als Hash gespeichert und verfällt automatisch.

Im Dashboard setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies, die Sie nach der Anmeldung angemeldet halten. Zusätzlich speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers Einstellungen wie die gewählte Darstellung (hell/dunkel) und zuletzt geöffnete Ansichten.

In den Chatfenstern speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers eine zufällige Besucher-Kennung, Ihre Darstellungswahl und – nur wenn das betreibende Unternehmen das eingestellt hat – Ihre bisherigen Unterhaltungen, damit Sie sie beim nächsten Besuch fortsetzen können. Das eingebettete Chatfenster merkt sich außerdem für die Dauer der Sitzung, ob Sie den Hinweistext neben dem Chat-Knopf geschlossen haben. Werbe- oder Analyse-Cookies setzen wir nicht.

Diese Speicherungen sind für die von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können sie jederzeit in Ihrem Browser löschen; im Chatfenster können Sie Ihre Unterhaltungen zudem selbst entfernen.

Chatbots für Besucher sind als KI gekennzeichnet. Wenn Sie mit einem solchen Chatbot schreiben, verarbeiten wir im Auftrag des betreibenden Unternehmens:

• die Nachrichten, die Sie eingeben, und die Antworten des Chatbots einschließlich der verwendeten Quellen,
• eine zufällige Besucher-Kennung, die Sprache, den Kanal (eingebettet oder eigene Chat-Seite), die Adresse der Website, auf der der Chat eingebettet ist, sowie Zeitpunkte,
• Ihre Bewertung einzelner Antworten (Daumen hoch/runter), sofern Sie eine abgeben,
• eine automatische Auswertung der Unterhaltung (Thema, Stimmung, ob die Frage beantwortet wurde) sowie Fragen, die der Chatbot nicht beantworten konnte – damit das Unternehmen sein Angebot verbessern kann,
• bei Weitergabe an einen Mitarbeiter: die Unterhaltung mit dem Mitarbeiter des Unternehmens,
• wenn Sie ein Kontaktformular im Chat ausfüllen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht.

Damit der Chatbot antworten kann, werden Ihre Nachricht, der bisherige Gesprächsverlauf und passende Ausschnitte aus dem Wissen des Unternehmens an ein Sprachmodell übermittelt. Dafür nutzen wir die AI Endpoints der OVH SAS (Frankreich), die das Sprachmodell und die Erzeugung von Suchvektoren (Embeddings) in Rechenzentren in Frankreich bereitstellen.

Zur Sicherheit und Qualität prüft ein separates Entscheidungsmodell (JEV) der TypeSafe AI, Inc. Eingaben, eingelesene Inhalte und Antworten auf Manipulationsversuche, sortiert Suchtreffer nach Relevanz und wertet Unterhaltungen aus. TypeSafe AI verarbeitet diese Daten in den USA (siehe Abschnitt 11) und nutzt sie nach eigenen Angaben nicht zum Training von KI-Modellen.

Die KI erstellt Antworten auf Grundlage der Inhalte des Unternehmens. Sie trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Antworten können fehlerhaft sein; verbindliche Auskünfte erhalten Sie beim Unternehmen selbst.

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb benötigen und mit denen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben. Für die Kundendaten sind diese Dienstleister zugleich Unterauftragsverarbeiter im Sinne des Abschnitts 12:

• IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland – Betrieb der Server (Hosting). Standort: Deutschland.
• Supabase, Inc. – Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher sowie Versand der Anmelde-E-Mails. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Infrastruktur von Amazon Web Services EMEA SARL). Supabase ist ein US-Unternehmen (siehe Abschnitt 11).
• OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankreich – Sprachmodell und Embeddings (AI Endpoints). Standort: Frankreich.
• TypeSafe AI, Inc., USA – Entscheidungsmodell für Sicherheits- und Qualitätsprüfungen, Sortierung von Suchtreffern und Auswertung von Unterhaltungen. Standort: USA (siehe Abschnitt 11).

TypeSafe AI, Inc. verarbeitet Daten in den USA; Supabase, Inc. hat seinen Sitz in den USA, speichert die Daten aber in der EU (Frankfurt am Main). Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden oder von dort zugegriffen werden kann, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf Grundlage der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit ergänzenden Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Alle übrigen Daten verarbeiten wir ausschließlich in Deutschland und Frankreich.

Für Unternehmen, die BotparkAI nutzen, gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten in ihrem Auftrag die folgenden Bedingungen. Sie sind Bestandteil des Vertrags über die Nutzung von BotparkAI.

• Gegenstand und Dauer: Bereitstellung der Chatbot-Software einschließlich Speicherung von Wissensinhalten, Unterhaltungen und Kontaktanfragen für die Laufzeit des Vertrags.
• Art und Zweck: Speichern, Durchsuchen und Auswerten von Inhalten, Erzeugen von Antworten mit KI, Weiterleiten von Unterhaltungen an Mitarbeiter, Löschen nach den eingestellten Fristen.
• Betroffene Personen: Besucher der Chatbots, Ansprechpartner und Mitarbeiter des Kunden sowie Personen, deren Daten in den vom Kunden bereitgestellten Inhalten (Websites, Dokumente, Datenbanken) enthalten sind.
• Datenarten: Chatnachrichten, Kontaktdaten aus Kontaktformularen (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Besucher-Kennungen, Nutzungs- und Auswertungsdaten sowie alle personenbezogenen Daten, die der Kunde als Wissen hinterlegt oder anbindet.
• Weisungen: Wir verarbeiten die Daten nur nach dokumentierter Weisung des Kunden; als Weisung gelten der Vertrag, die Einstellungen im Dashboard und Anweisungen in Textform. Verstößt eine Weisung unserer Ansicht nach gegen Datenschutzrecht, weisen wir den Kunden darauf hin.
• Vertraulichkeit: Personen, die Zugang zu den Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
• Sicherheit: Wir treffen die in Abschnitt 13 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) und passen sie dem Stand der Technik an.
• Unterauftragsverarbeiter: Der Kunde genehmigt die in Abschnitt 10 genannten Dienstleister. Über beabsichtigte Änderungen informieren wir Kunden vorab per E-Mail; der Kunde kann innerhalb von 14 Tagen aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und, falls keine Lösung gefunden wird, den Vertrag kündigen. Wir verpflichten Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten.
• Unterstützung: Wir unterstützen den Kunden bei Anfragen betroffener Personen – insbesondere durch die Export- und Löschfunktionen im Dashboard – sowie bei seinen Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO.
• Datenschutzverletzungen: Wir melden dem Kunden Verletzungen des Schutzes seiner Daten unverzüglich, sobald sie uns bekannt werden.
• Ende des Auftrags: Nach Vertragsende bzw. wenn der Kunde seine Organisation löscht, werden alle Daten des Kunden gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Vorher kann der Kunde seine Daten exportieren.
• Nachweise und Kontrollen: Wir stellen dem Kunden die zum Nachweis dieser Pflichten nötigen Informationen zur Verfügung und ermöglichen Überprüfungen nach vorheriger Abstimmung.

• Verschlüsselte Übertragung aller Verbindungen (TLS); Zugangsdaten angebundener Datenbanken werden verschlüsselt gespeichert.
• Strikte Trennung der Daten verschiedener Kunden in der Anwendung und zusätzlich auf Datenbankebene (Row Level Security).
• Rollen- und Rechtekonzept für Teammitglieder, Passwörter und Einladungslinks nur als Hash, Änderungsprotokoll.
• Server-Zugang nur per kryptografischem Schlüssel, regelmäßige Sicherheitsupdates.
• Speicherung in Rechenzentren in Deutschland, automatische Löschfristen, Export- und Löschfunktionen.
• Schutz vor Missbrauch: Begrenzung der Anfragen, Erkennung von Manipulationsversuchen, Quarantäne verdächtiger Inhalte, Prüfung aller Antworten.
• Angebundene Datenbanken werden nur lesend und nur mit vom Kunden festgelegten Abfragen genutzt.

Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Für alle Anliegen genügt eine formlose Nachricht an info@orderpark.de.

Für die Nutzung des Dashboards sind E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich; ohne sie können wir kein Konto anlegen. Die Nutzung eines Chatbots ist freiwillig; Angaben in einem Kontaktformular machen Sie nur, wenn Sie kontaktiert werden möchten.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unser Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.